Elektronische Personalakte: Sicherheit ohne Hintertürchen

April 2024

Freie-PresseMitteilungen.de: DMS-Lösung TINCA bietet mit neuer Private Encryption-Funktion Mehrfachschutz für digitale Personalarchive

Personalunterlagen sind besonders vertrauliche Dokumente. Wer ein elektronisches Personalarchiv anlegt, muss daher einen kontrollierten Zugriff auf die Unterlagen über Rechtekonzepte und Zugriffslisten gewährleisten. Speziell für Personalabteilungen hat die DMSFACTORY GmbH ihre DMS- und Archivsystemsoftware TINCA jetzt mit einem zusätzlichen Mehrfachschutz ausgestattet. Die neue Funktion "Private Encryption" bietet wirkungsvollen Zugriffsschutz und Datenverschlüsselung für ausgewählte Personalarchivbereiche in Einem.
Manfred Forst, Geschäftsführer der DMSFACTORY GmbH: "Die Vorteile der elektronischen Archivierung nutzen heute schon viele Unternehmen in unterschiedlichen Bereichen. Wenn es an den Personalbereich geht, zögern die Entscheider allerdings noch immer, und zwar aufgrund wenig ausgeprägter Möglichkeiten einer wirklich datengeschützten Archivierung sensibler Unterlagen. Dies ist unsere Erfahrung aus der Praxis als DMS-Integrator."
Mit der neuen "Private Encryption" Funktion werden alle Dokumente verschlüsselt, die in einem bestimmten Personalarchivbereich liegen. Die Verschlüsselung wird beim ersten Zugriff auf das Archiv automatisch initialisiert. Der Nutzer der vertraulichen Dokumente vergibt dabei ein persönliches Sicherheitskennwort für den Archivbereich, welches nicht manipuliert oder zurückgesetzt werden kann und welches auch der IT-Administrator nicht kennt. Die Dokumente sind 256 Bit-verschlüsselt nach dem anerkannten Advanced Encryption Standard und lassen sich nur nach Eingabe des Sicherheitskennwortes aufrufen.
Personal-Verschlusssachen sind damit noch besser vor Missbrauch schützt als eine weggeschlossene Akte. Alle TINCA Systeme sind mit der neuen Funktion ausgestattet; Datenklau ist damit sinnlos, denn auf die in TINCA abgelegen Dokumente hat nur Zugriff, wer das Sicherheitskennwort kennt. Auch bei einer etwaigen Veruntreuung von Daten erleidet das Unternehmen mit TINCA Private Encryption keinen Schaden, denn die gestohlenen Personaldaten sind ohne TINCA und Sicherheitskennwort nicht lesbar und damit wertlos für den Dieb. Mit diesen Schutzmechanismen ausgestattet, genügt TINCA auch höchsten Sicherheitsanforderungen besonders anspruchsvoller Geschäftsführer, Personalleiter oder Controller.

Die DMSFACTORY GmbH wurde 1995 gegründet, um Unternehmen bei der Einführung und Optimierung ihres digitalen Dokumenten-Managements zu unterstützen. DMSFACTORY versteht dies als ganzheitliche Aufgabe und deckt die Anforderungen ihrer Kunden mit einem Angebot in den Bereichen Software, Hardware und Dienstleistung aus einer Hand ab. Zum Einsatz kommen sowohl Komponenten der eigenen Software TINCA Solutions wie auch Produkte namhafter DMS- und BPA-Anbieter. Mit ihrem Internetservice www.kofax-express.com setzt die DMSFACTORY GmbH konsequent ihr Konzept einer einfachen Suche und Aufbereitung von Informationen um: Die Kunden erhalten dort passgenaue Lösungen, die sich eng an den Anforderungen ihrer unternehmerischen Geschäftsprozesse orientieren. Die Zugangshürden bei der Einführung moderner Technologien werden damit deutlich gesenkt.
DMSFACTORY GmbH
Jörg Loring
Paul-Ehrlich-Str. 24
63322 Rödermark
06074- 865 46-0

www.dmsfactory.com

Pressekontakt:
agentur auftakt
Frank Zscheile
Nußbaumstr. 8
80336
München
zscheile@agentur-auftakt.de
08954035114
http://agentur-auftakt.de

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Personalunterlagen sind besonders vertrauliche Dokumente. Wer ein elektronisches Personalarchiv anlegt, muss daher einen kontrollierten Zugriff auf die Unterlagen über Rechtekonzepte und Zugriffslisten gewährleisten. Speziell für Personalabteilungen hat die DMSFACTORY GmbH ihre DMS- und Archivsystemsoftware TINCA jetzt mit einem zusätzlichen Mehrfachschutz ausgestattet. Die neue Funktion "Private Encryption" bietet wirkungsvollen Zugriffsschutz und Datenverschlüsselung für ausgewählte Personalarchivbereiche in Einem.
Manfred Forst, Geschäftsführer der DMSFACTORY GmbH: "Die Vorteile der elektronischen Archivierung nutzen heute schon viele Unternehmen in unterschiedlichen Bereichen. Wenn es an den Personalbereich geht, zögern die Entscheider allerdings noch immer, und zwar aufgrund wenig ausgeprägter Möglichkeiten einer wirklich datengeschützten Archivierung sensibler Unterlagen. Dies ist unsere Erfahrung aus der Praxis als DMS-Integrator."
Mit der neuen "Private Encryption" Funktion werden alle Dokumente verschlüsselt, die in einem bestimmten Personalarchivbereich liegen. Die Verschlüsselung wird beim ersten Zugriff auf das Archiv automatisch initialisiert. Der Nutzer der vertraulichen Dokumente vergibt dabei ein persönliches Sicherheitskennwort für den Archivbereich, welches nicht manipuliert oder zurückgesetzt werden kann und welches auch der IT-Administrator nicht kennt. Die Dokumente sind 256 Bit-verschlüsselt nach dem anerkannten Advanced Encryption Standard und lassen sich nur nach Eingabe des Sicherheitskennwortes aufrufen.
Personal-Verschlusssachen sind damit noch besser vor Missbrauch schützt als eine weggeschlossene Akte. Alle TINCA Systeme sind mit der neuen Funktion ausgestattet; Datenklau ist damit sinnlos, denn auf die in TINCA abgelegen Dokumente hat nur Zugriff, wer das Sicherheitskennwort kennt. Auch bei einer etwaigen Veruntreuung von Daten erleidet das Unternehmen mit TINCA Private Encryption keinen Schaden, denn die gestohlenen Personaldaten sind ohne TINCA und Sicherheitskennwort nicht lesbar und damit wertlos für den Dieb. Mit diesen Schutzmechanismen ausgestattet, genügt TINCA auch höchsten Sicherheitsanforderungen besonders anspruchsvoller Geschäftsführer, Personalleiter oder Controller.

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