Zusammenfassende Meldung (ZM) direkt aus SAP heraus versenden - Echtzeit-Prüfung der Umsatzsteuer-ID inklusive

April 2024

BITConsultant: EPO UID Check – Sicherheit bei der Umsatzsteuer

Fehlerhaft ausgestellte Ausgangsrechnungen verursachen im Hinblick auf die Umsatzsteuer einen erheblichen Nachbearbeitungsaufwand. Auch auf ihr Geld müssen Unternehmen bei Unklarheiten länger warten. Aber es geht noch schlimmer: Am Ende stehen evtl. auch noch Schwierigkeiten mit dem Finanzamt mit der Folge, dass Umsatzsteuer nachgezahlt werden muss. Umgekehrt werden oftmals fehlerhafte Eingangsrechnungen akzeptiert und bezahlt was wegen der Umsatzsteuer eine aufwändige Rückabwicklung zur Folge hat. Das muss nicht sein.

Durch eine automatisierte Überprüfung der Stammdaten in Echtzeit nimmt das Unternehmen seinen Mitarbeitern eine große Last von den Schultern. Deren Zeit und Energie kann sinnvoller eingesetzt werden. Abhilfe schafft der EPO UID Check, mit dem das SAP-System des Unternehmens direkt mit der UID- Datenbank des jeweiligen Landes verbunden werden kann. Mit der Echtzeitprüfung der UID-Nummer und den entsprechenden elektronischen Nachweisen im SAP bewegt sich das Unternehmen auf absolut rechtssicherem Terrain.

Mit dem EPO UID Check werden im Zuge der Echtzeitprüfung im SAP Mehrfacheinträge bei Debitoren und Kreditoren erkannt. Gleichzeitig wird dafür gesorgt, dass neue Kreditoren und Debitoren mit den korrekten Stammdaten angelegt werden. Neben der Umsatzsteueridentifikationsnummer hält der EPO UID Check auch weitere SAP-Stammdaten wie die Adresse auf dem neuesten Stand. Dabei werden auch wichtige rechtlichen Änderungen wie Konkurse und Liquidationen transparent. Mögliche Risiken, insb. potenzielle Zahlungsausfälle, können daher frühzeitig erkannt werden.

EPO UID Check - Leistungsmerkmale

Prüfung der UID-Nummer in Echtzeit für Kunden und Lieferanten aus allen 28 EU Ländern sowie aus der Schweiz und Norwegen

Echtzeitprüfung der Umsatzsteueridentifikationsnummer, z.B. bei der Anlage oder Bearbeitung eines SAP-Belegs

Der Prüfstatus jeder UID Nummer ist durch die F1-Funktionstaste in allen relevanten SAP-Transaktionen direkt ersichtlich

Prüfungen in Prozessen (mit der F1-Tastenfunktion) werden ebenso im UID Prüfungsbuch protokolliert

Status der UID Prüfung über F1-Taste direkt im SAP-Stammsatz ersichtlich

Verschiedene Web Services (EU, DE, AT, …) können für die UID Nummernprüfung verwendet werden

Die UID Prüfung ist auch als SAP UI5 App verfügbar

In Deutschland wird die elektronische Übermittlung der Zusammenfassenden Meldung (ZM) zum 01.01.2020 Pflicht

Kurzfristig steht in Deutschland eine Verschärfung der Nachweispflichten bei innergemeinschaftlichen Lieferungen zum 01.01.2020 an: Abweichend von der seitherigen Handhabung sind ab im Rahmen der kommunizierten Quick Fixes auch die formalen Voraussetzungen als Grundlage für eine Steuerbefreiung bei innergemeinschaftlichen Lieferungen zu erfüllen.

Zukünftige Voraussetzungen für eine Steuerbefreiung

Es muss eine gültige Umsatzsteueridentifikationsnummer (UID) des Empfängers der Lieferung im anderen Mitgliedsland nachgewiesen werden.

Das liefernde Unternehmen muss monatlich eine Zusammenfassende Meldung (ZM) erstellen und dem Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) auf elektronischem Wege zur Verfügung stellen.

Konsequenzen für SAP-Kunden, die in Deutschland agieren

Für SAP-Anwender bedeutet dies, dass sie die UID-Nummer elektronisch prüfen und das Prüfergebnis jeweils im SAP-System dokumentieren müssen.

Darüber hinaus muss aus den SAP-Belegen heraus monatlich eine konsistente Zusammenfassende Meldung (ZM) erstellt werden, die auf elektronischem Wege an das BZSt zu versenden ist.

Zusammenfassende Meldung (ZM) direkt aus SAP heraus

Bei SAP-Anwendern bietet sich die Erzeugung und der Versand der Zusammenfassenden Meldung (ZM) aus SAP heraus an.

Hierfür wird der EPO UID Check, der ja bereits die Echtzeitprüfung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und den entsprechenden Nachweis leistet, um eine zusätzliche Funktion erweitert, mit der alle Kunden und Lieferanten selektiert und die entsprechenden UID-Nummern geprüft werden, die in einem bestimmten Berichtszeitraum, insb. für die Zusammenfassende Meldung (ZM), einen relevanten Geschäftsfall hatten

Technische Merkmale

Der EPO UID Check ist eine von vielen Lösungen auf Basis des bewährten EPO Connector

Entwickelt in eigenem Namensraum /EPO1/

Verfügbar für alle SAP Release Stände

SAP S/4 Version mit Geschäftspartnern (anstelle von Debitoren/Kreditoren)

Professionelle Softwareherstellung und Wartung durch EPO Consulting seit 2003

SAP ISV (Independent Software Vendor) Partnerschaft seit vielen Jahren

Durchgehende Zertifizierung des EPO Connector bei SAP seit 2005. Sowohl für SAP ECC als auch für SAP S/4HANA liegen die erforderlichen SAP-Zertifizierungen vor

B&IT:

B&IT positioniert sich als spezialisiertes unabhängiges und inhabergeführtes IT-Beratungshaus für die Industrie- und Handelsunternehmen aus den Branchen Mill / Metals, dem Maschinen- und Anlagenbau und der verarbeitenden Industrie. B&IT ist ein professioneller IT-Dienstleister im Prozess- und Applikationsmanagement mit dem Schwerpunkt SAP S/4HANA-, OpenText- und HTML5-Anwendungen und verfügt über eine Vielzahl einschlägiger Referenzen.

Darüber hinaus können wir als Mitglied der increase AG als Komplettanbieter umfassende IT-Lösungen fungieren, die auch die Bereiche SAP Basis, SAP-Betrieb und SAP-Lizenzen und weitere IT-Technologien und –Leistungen einschließen.

Weitere Informationen:

B&IT Business & IT Consulting GmbH
Erwin Prodinger
Geschäftsführer

Naumanngasse 38a
A-5020 Salzburg

Tel: +43 (0) 664 884 38 625
Mail: erwin.prodinger@businessandit.com

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