Zukunftweisende Dokumentenverwaltung mit der dataglobal CS bei der Heinze Gruppe

April 2024

modus_vm: Über die Heinze Gruppe
Leistungen in einer Fertigungstiefe anbieten, die in Europa einmalig ist – dafür steht die Heinze Gruppe, ein Zusammenschluss führender Unternehmen aus der Kunststofftechnik, der Oberflächenveredelung, der Galvanik, des Werkzeug- und Vorrichtungsbaus, des Engineerings sowie für Produkte im weitläufigen Gebiet des Leichtbaus. Mehr als 1100 Mitarbeiter an 13 Standorten in Deutschland, Tschechien, im Kosovo und in der Schweiz sind für die Unternehmen der Heinze Gruppe tätig – Tendenz kontinuierlich steigend. Dank Innovationskraft und Leistungsstärke verdreifachte die Gruppe ihren Umsatz innerhalb von zehn Jahren auf mittlerweile mehr als 100 Millionen Euro.

Herausforderung Digitalisierung
Gemeinsam stark zu sein ist ein Leitmotiv der Heinze Gruppe. Wichtige Daten verwalteten die 13 Standorte aber bis vor kurzem dezentral. Arbeits- und Betriebsanweisungen, Dokumentenvorlagen, Verpackungsanweisungen und Normen für die Automotive-Branche, in der die Heinze Gruppe besonders erfolgreich ist, lagerten in Papierordnern, teilweise in unterschiedlichen Versionen. Die Informationen zusammenzuführen, sie zu digitalisieren und – mit klaren Zugriffsrechten versehen – innerhalb der Gruppe zentral zur Verfügung zu stellen, war das Ziel.

Lösung mit Mehrwert
Stemmen sollten diese Herausforderung zwei Unternehmen, mit deren Produkten die Heinze Gruppe zuvor schon vertrauensvolle Erfahrung gemacht hatte: dataglobal und dessen Kompetenzpartner bpi solutions aus Bielefeld. Zum Einsatz kam die Software dataglobal CS, die mit ihrer Vielfach-Wirkung perfekt auf die individuellen Bedürfnisse der Heinze Gruppe zugeschnitten werden konnte. dataglobal CS macht es unter anderem möglich, Daten aus den unterschiedlichsten Quellen nahtlos zusammenzuführen, sie zu analysieren und zu strukturieren. Kurz gesagt: dataglobal CS ist ein Wundermittel für Zeitersparnis, Prozessoptimierung und Zukunftssicherung.

Kundennutzen
Die Heinze Gruppe erhielt ein Maßstäbe setzendes eigenes Dokumentenmanagement-System, standardisiert für sämtliche Tochterunternehmen, Standorte und Abteilungen. Mit ihm lassen sich alle geschäftsrelevanten Dokumente unabhängig von ihrer Form einfach erfassen und zu ihren Quellen verlinken. Den Anwendern stehen mehrere Suchoptionen und -methoden zur Verfügung, die sie nach ihren persönlichen Anforderungen für sich anpassen können. Je nach Aufgabe haben sie Zugriff auf die Daten, die für ihre Arbeit relevant sind.

Die Gültigkeit der Dokumente ist jederzeit nachvollziehbar, sie sind immer aktuell. Größte Sorgfalt liegt auf der Revisionssicherheit, sehr zur Freude von Robin Rögner, dem Projektleiter der Heinze Gruppe. „Das Ganze ist enorm erfolgreich. Jeder Mitarbeiter arbeitet mit dem System“, berichtet er. So erfolgreich, dass die Heinze Gruppe bereits den nächsten Schritt mit dataglobal und bpi solutions plant: den Ausbau der E-Mail-Archivierung und ein flächendeckendes Vertragsmanagement-System.

Der Weg zum weiteren Wachstum der Heinze Gruppe ist damit geebnet. Die Zusammenarbeit zwischen den Standorten der Gruppe, aber auch innerhalb eines Standorts, ist spürbar effizienter. Früher mühselige und zeitintensive Arbeitsschritte sind mit wenigen Klicks erledigt. Das schafft den Raum für die Konzentration aufs Kerngeschäft – und darauf, in Zukunft noch stärker Leistungen in einer Fertigungstiefe anzubieten, die in Europa einmalig ist.

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