Effizientes Personalmanagement mit elektronischer Akte für SAP

Freie-PM.de: (ddp direct)Die beiden SAP-Partner inPuncto und IT2 bündeln ihre Kernkompetenzen im Human Capital Management für SAP. Durch die Kooperation bieten die beiden Unternehmen eine höchst effiziente elektronische Personalakte an, die durch ihre einfache und logische Handhabung HR-Mitarbeiter ebenso wie IT-Fachleute überzeugt. Das Produkt realisiert dabei in seinem strukturellen und funktionalem Aufbau die Philosophie der beiden Kooperationspartner: eine vollständige und umfassende Integration in die von SAP definierte Businesslogik.

Mit der neuen Gesamtanwendung für die e-Akte in SAP ist es möglich, Dokumente einfach zu scannen, zuzuordnen und die digitale Version direkt abzulegen. Dadurch wird anders als bei papiergestützten Akten eine Recherche nach definierten Suchkriterien für jederzeit zu aktualisierende Dokumente möglich. Und zwar nicht nur z. B. von einem Sachbearbeiter an einem Ort, sondern von beliebig vielen Personen, deren Standort für die Akteneinsicht nicht relevant ist. Andererseits werden alle Akten immer an nur einem Ort abgelegt und zwar wie es sich in der SAP-Welt gehört, mit Sicherheitskontrollen über Zugangsberechtigun¬gen und der Protokollierung jeglicher Änderungen oder Zusätze der jeweiligen SAP-Anwender. inPuncto-Key Account Managerin Guergana Liptchanska nennt die Vorteile: Ein falscher Ablageort, Verlust, Entwendung oder die Manipulation von Personalakten sind damit ausgeschlossen. Zudem sei durch das Arbeiten ohne papiergestützte Dokumente eine Reorganisation und Aktualisierung der e-Akte jederzeit problemlos möglich.

Der Vertriebsleiter der IT2 AG, Oliver Kurtz, sieht hier gewaltige Einsparpotenziale für alle mittelständischen Unternehmen, die zwar schon mit SAP arbeiten, im Personalbereich aber noch papiergestützt unterwegs sind. Oliver Kurtz: Für herkömmliche Akten müssen Räume Archivschränke, Poststellen etc. bereitgestellt werden. Pro Akte sind dafür ca. 12 Euro zu veranschlagen. Durch unsere e-Akte ergeben sich Einsparungen sowohl bei der Infrastruktur als auch bei den Prozessen. Eine Vorstudie Einführung elektronische Personalakte belegt diese Aussage. So verringerte sich allein der Gesamtprozess von einer Personalanfrage bis zur Bereitstellung von durchschnittlich sechs Minuten bei papiergestützten Akten auf 0,5 Minuten bei der e-Akte . Durch die gewonnene Prozesseffizienz, die übrigens auch mit einer höheren Personal¬zufrie¬denheit einhergehe, lasse sich der ROI für die Einführung der e-Akte sehr schnell erreichen, so Oliver Kurtz von IT2.

Nützliche Prozesse des Dokumentmanagements innerhalb von SAP-Umgebungen schnell und sicher umzusetzen, damit beschäftigen sich die beiden SAP-Partner inPuncto aus Esslingen und IT2 aus Henstedt bereits seit Jahren. Die inPuncto GmbH legt ihren Schwerpunkt dabei auf Softwareentwicklung im ECM-Bereich Scannen, Massenverarbeitung und Archivieren von Dokumenten (BCR, OCR, ICR ) oder in die MS Office-Integration zu SAP. Die IT2-Kernkompetenzen sind die Lösungsentwicklung, das Consulting mit personalwirtschaftlichem Fokus bis hin zum Outsourcing. Damit boten beide Unternehmen beste Voraussetzungen zur Zusammenarbeit bei der Konzeption einer e-Akte, die alle Anforderungen an einfaches und schnelles Handling, Prozesssicherheit bei hoher Funktionalität und eine benutzerfreundliche Oberfläche erfüllen.
Während sich unser Partner IT2 verstärkt auf die SAP-Grundfunktionen der eAkte wie Strukturierung, Recherche, Protokollierung der e-Akte widmete, haben wir uns mehr auf sämtliche Aspekte der Dokumentverarbeitung konzentriert, erklärt inPuncto-Geschäftsführer Dr. Frank Marcial. Das Softwareunternehmen kann hier auf sein breites, sogenanntes biz²BusinessSuite-Portfolio wie biz²OfficeSynchronizer (Integration von MS Office in SAP), biz²ScanServer oder biz²Archiver zurückgreifen. Wir decken in der Lösung damit 3 relevante Dokumenten-Bereiche ab -< die Erfassung von Papierbelegen (z.B. Zertifikat), die Erzeugung von SAP-internen Dokumenten (z.B. Entgeldnachweis) und den dynamischen Prozess der Dokumentenerzeugung via MS-Office (z.B. Schreiben an Mitarbeiter). Hier können also problemlos lebende MS-Office-Dokumente wie Vorlagen, Formulare oder Briefe in elektronischer Form übernommen werden. Ebenso werden E-Mails samt Anhängen, Faxe oder Files wie Bilddaten direkt in der e-Akte abgelegt. Papiergestützte Dokumente hingegen werden per Scan über ein Barcode-Verfahren der entsprechenden Personalakte zugeführt. All diese Dokumente einer Personalakte sind dann natürlich abhängig von SAP-Zugriffsberechtigungen auf der übersichtlich strukturierten Benutzeroberfläche der IT2-eAkte abrufbar.

Durch das Barcode-Verfahren von inPuncto wird auch die Migration von Altakten per Massenscan organisiert. Um die neue e-Akte in einem Unternehmen einzuführen, benötigen wir abhängig vom Umfang des zu übernehmenden Personalakten¬bestands und ob das Scanning über Barcodes von einem externen Dienstleister übernommen werden kann maximal vier Monate inklusive Schulung der Mitarbeiter, erklärt Dr. Marcial von inPuncto.

Ist die e-Akte erst einmal in das Personalwesen integriert, kann darüber auch spielend einfach das gesamt Recruiting organisiert werden. Im Bewerbermanagement ist eine Anforderung die schnelle und kontrollierte Rückgabe der Unterlagen an die Absender. Nach dem Scan werden Arbeitsproben, Lebensläufe, Testate und Zeugnisse unverzüglich wieder zurückgesendet. Der Bewerber wird natürlich gleichzeitig über die Datenspeicherung informiert.

Ist die Bewerbung erfolgreich, wird aus der Bewerberakte eine Mitarbeiterakte und schließlich eine Pensionärsakte. Oliver Kurtz von IT2: Die e-Akte bleibt ein Arbeitsleben lang und sogar darüber hinaus immer aktuell und interaktiv sowie schnell zugriffsbereit. Eine Investition, die sich für jedes mittelständische Unternehmen lohnt.

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=== elektronische Personalakte in SAP (Bild) ===

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(ddp direct)Die beiden SAP-Partner inPuncto und IT2 bündeln ihre Kernkompetenzen im Human Capital Management für SAP. Durch die Kooperation bieten die beiden Unternehmen eine höchst effiziente elektronische Personalakte an, die durch ihre einfache und logische Handhabung HR-Mitarbeiter ebenso wie IT-Fachleute überzeugt. Das Produkt realisiert dabei in seinem strukturellen und funktionalem Aufbau die Philosophie der beiden Kooperationspartner: eine vollständige und umfassende Integration in die von SAP definierte Businesslogik.

Mit der neuen Gesamtanwendung für die e-Akte in SAP ist es möglich, Dokumente einfach zu scannen, zuzuordnen und die digitale Version direkt abzulegen. Dadurch wird anders als bei papiergestützten Akten eine Recherche nach definierten Suchkriterien für jederzeit zu aktualisierende Dokumente möglich. Und zwar nicht nur z. B. von einem Sachbearbeiter an einem Ort, sondern von beliebig vielen Personen, deren Standort für die Akteneinsicht nicht relevant ist. Andererseits werden alle Akten immer an nur einem Ort abgelegt und zwar wie es sich in der SAP-Welt gehört, mit Sicherheitskontrollen über Zugangsberechtigun¬gen und der Protokollierung jeglicher Änderungen oder Zusätze der jeweiligen SAP-Anwender. inPuncto-Key Account Managerin Guergana Liptchanska nennt die Vorteile: Ein falscher Ablageort, Verlust, Entwendung oder die Manipulation von Personalakten sind damit ausgeschlossen. Zudem sei durch das Arbeiten ohne papiergestützte Dokumente eine Reorganisation und Aktualisierung der e-Akte jederzeit problemlos möglich.

Der Vertriebsleiter der IT2 AG, Oliver Kurtz, sieht hier gewaltige Einsparpotenziale für alle mittelständischen Unternehmen, die zwar schon mit SAP arbeiten, im Personalbereich aber noch papiergestützt unterwegs sind. Oliver Kurtz: Für herkömmliche Akten müssen Räume Archivschränke, Poststellen etc. bereitgestellt werden. Pro Akte sind dafür ca. 12 Euro zu veranschlagen. Durch unsere e-Akte ergeben sich Einsparungen sowohl bei der Infrastruktur als auch bei den Prozessen. Eine Vorstudie Einführung elektronische Personalakte belegt diese Aussage. So verringerte sich allein der Gesamtprozess von einer Personalanfrage bis zur Bereitstellung von durchschnittlich sechs Minuten bei papiergestützten Akten auf 0,5 Minuten bei der e-Akte . Durch die gewonnene Prozesseffizienz, die übrigens auch mit einer höheren Personal¬zufrie¬denheit einhergehe, lasse sich der ROI für die Einführung der e-Akte sehr schnell erreichen, so Oliver Kurtz von IT2.

Nützliche Prozesse des Dokumentmanagements innerhalb von SAP-Umgebungen schnell und sicher umzusetzen, damit beschäftigen sich die beiden SAP-Partner inPuncto aus Esslingen und IT2 aus Henstedt bereits seit Jahren. Die inPuncto GmbH legt ihren Schwerpunkt dabei auf Softwareentwicklung im ECM-Bereich Scannen, Massenverarbeitung und Archivieren von Dokumenten (BCR, OCR, ICR ) oder in die MS Office-Integration zu SAP. Die IT2-Kernkompetenzen sind die Lösungsentwicklung, das Consulting mit personalwirtschaftlichem Fokus bis hin zum Outsourcing. Damit boten beide Unternehmen beste Voraussetzungen zur Zusammenarbeit bei der Konzeption einer e-Akte, die alle Anforderungen an einfaches und schnelles Handling, Prozesssicherheit bei hoher Funktionalität und eine benutzerfreundliche Oberfläche erfüllen.
Während sich unser Partner IT2 verstärkt auf die SAP-Grundfunktionen der eAkte wie Strukturierung, Recherche, Protokollierung der e-Akte widmete, haben wir uns mehr auf sämtliche Aspekte der Dokumentverarbeitung konzentriert, erklärt inPuncto-Geschäftsführer Dr. Frank Marcial. Das Softwareunternehmen kann hier auf sein breites, sogenanntes biz²BusinessSuite-Portfolio wie biz²OfficeSynchronizer (Integration von MS Office in SAP), biz²ScanServer oder biz²Archiver zurückgreifen. Wir decken in der Lösung damit 3 relevante Dokumenten-Bereiche ab -< die Erfassung von Papierbelegen (z.B. Zertifikat), die Erzeugung von SAP-internen Dokumenten (z.B. Entgeldnachweis) und den dynamischen Prozess der Dokumentenerzeugung via MS-Office (z.B. Schreiben an Mitarbeiter). Hier können also problemlos lebende MS-Office-Dokumente wie Vorlagen, Formulare oder Briefe in elektronischer Form übernommen werden. Ebenso werden E-Mails samt Anhängen, Faxe oder Files wie Bilddaten direkt in der e-Akte abgelegt. Papiergestützte Dokumente hingegen werden per Scan über ein Barcode-Verfahren der entsprechenden Personalakte zugeführt. All diese Dokumente einer Personalakte sind dann natürlich abhängig von SAP-Zugriffsberechtigungen auf der übersichtlich strukturierten Benutzeroberfläche der IT2-eAkte abrufbar.

Durch das Barcode-Verfahren von inPuncto wird auch die Migration von Altakten per Massenscan organisiert. Um die neue e-Akte in einem Unternehmen einzuführen, benötigen wir abhängig vom Umfang des zu übernehmenden Personalakten¬bestands und ob das Scanning über Barcodes von einem externen Dienstleister übernommen werden kann maximal vier Monate inklusive Schulung der Mitarbeiter, erklärt Dr. Marcial von inPuncto.

Ist die e-Akte erst einmal in das Personalwesen integriert, kann darüber auch spielend einfach das gesamt Recruiting organisiert werden. Im Bewerbermanagement ist eine Anforderung die schnelle und kontrollierte Rückgabe der Unterlagen an die Absender. Nach dem Scan werden Arbeitsproben, Lebensläufe, Testate und Zeugnisse unverzüglich wieder zurückgesendet. Der Bewerber wird natürlich gleichzeitig über die Datenspeicherung informiert.

Ist die Bewerbung erfolgreich, wird aus der Bewerberakte eine Mitarbeiterakte und schließlich eine Pensionärsakte. Oliver Kurtz von IT2: Die e-Akte bleibt ein Arbeitsleben lang und sogar darüber hinaus immer aktuell und interaktiv sowie schnell zugriffsbereit. Eine Investition, die sich für jedes mittelständische Unternehmen lohnt.

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